ข้อดีของการใช้ Workflow อัตโนมัติใน Call Center

ข้อดีของการใช้ Workflow อัตโนมัติใน Call Center

2017-12-19 17:20:54

ก่อนที่เราจะไปรู้จักกับข้อดีของการใช้ Workflow อัตโนมัตินั้น เราต้องทราบก่อนว่ามันคืออะไร เราถึงจะเข้าใจถึงข้อดีของมัน เนื่องจาก Workflow หรือเครื่องมือหนึ่งที่เป็นรูปแบบการบริหารจัดงาน ลำดับกิจกรรมหรือขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อให้ได้งานที่เฉพาะเจาะจง หรืองานประจำได้อย่างเป็นระบบ ลดความผิดพลาดที่เกิดจากความประมาณ ลดความซ้ำซ้อน สามารถทำงานได้อย่าลื่นไหล อันได้แก่ งานเอกสาร หรือข้อมูลที่ส่งผ่านไปยังผู้เข้าร่วม Workflow สำหรับการดำเนินการตามลำดับที่กำหนด โดยการกระทำหรือกฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รวมถึง Workflow งานขาย และอื่น ๆ

ซึ่งการใช้ Workflow จะแสดงให้เห็นถึงการเพิ่มประสิทธิภาพเทคโนโลยีที่สำคัญสำหรับ Call Center โดยพวกเขาจะช่วยให้ตัวแทน และผู้จัดการสามารถบรรลุงานได้มากขึ้นอย่างถูกต้องในเวลาที่น้อยลง ต่อไปนี้เป็นข้อดีหลัก ๆ ของ Workflow อัตโนมัติใน Call Center

1. ลดข้อผิดพลาด

ในหลาย ๆ กรณี  Workflow อัตโนมัติจะช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ ช่วยให้สามารถสื่อสารระหว่างเครื่องมือทางธุรกิจที่แตกต่างกัน ซึ่งช่วยให้แน่ใจได้ว่าบันทึกจะได้รับการเก็บข้อมูลไว้อย่างสม่ำเสมอและทันสมัย  ช่วยศูนย์บริการลูกค้าเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหาบันทึกลูกค้า และผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของเราในอนาคต นอกจากนี้ยังช่วยให้การสนทนามีข้อมูลมากขึ้น

2. ลดงานหลังจากจบการโทร

หลังจากจบการโทร เจ้าหน้าที่ Call Center อาจใช้เวลาในการทำงานส่วนต่าง ๆ ที่ครอบคลุมงานต่าง ๆ เช่น การป้อนรหัสจำหน่าย การอัปเดตฐานข้อมูล การกรอกแบบฟอร์ม และการส่งอีเมล ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญต่อการทำงานของ Call Center แต่อาจทำให้เกิดความยุ่งยากและน่าเบื่อ แต่ Workflow อัตโนมัติจะช่วยลดภาระงานได้อัตโนมัติโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ต้องปรับปรุงฐานข้อมูล ช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้เจ้าหน้าที่ศูนย์บริการข้อมูลสามารถพูดคุยกับลูกค้าได้มากขึ้น

3. รับการแจ้งเตือน

ซอฟต์แวร์การโทรขั้นสูงในศูนย์บริการข้อมูลลูกค้า ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตั้งค่า Workflow อัตโนมัติ เพื่อส่ง Email หลังจากมีเหตุการณ์สำคัญเกิดขึ้น ซึ่ง Email เหล่านี้สามารถปรับแต่งเพื่อให้มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ ในกรณีนี้ Workflow อัตโนมัติช่วยให้ผู้จัดการสามารถมองเห็นการทำงานของศูนย์บริการของตนได้มากขึ้น